برای تغییر نشانی محل شرکت موارد زیر باید در نظر گرفته شود:
- در صورتی که در مفاد اساسنامه به هیات مدیره مجوزی برای تغییر نشانی داده نشده باشد، حتما باید از صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده و نه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده استفاده شود و در آن نسبت به ارائه مجوز به هیات مدیره و یا اعلام تغییر نشانی اقدام نمود. در غیر این صورت اداره ثبت شرکتها، صورتجلسه ی مربوطه را ابطال نموده و از پذیرش آن خودداری می نماید.
- در صورتی که در اساسنامه به هیئت مدیره، مجوز تغییر نشانی داده شده باشد، می توان نسبت به ارائه ی صورتجلسه هیئت مدیره و تغییر نشانی با تصمیم اعضای هیات مدیره اقدام نمود.
- در صورت تغییر نشانی در قسمت انتخابی سامانه ثبت شرکتها از انتقال به واحد ثبتی دیگر استفاده شود و در صورتی که در نشانی در همان محدوده ثبتی قبلی است از گزینه ی همان واحد ثبتی استفاده شود.
سایر مواردی که در هنگام انجام امور ثبتی تغییر آدرس باید در نظر داشت:
- توجه داشته باشید در حالت اول در اساسنامه به هیات مدیره، مجوز تغییر نشانی داده نشده است. بنابراین باید مجددا مجمع برگزار شود و پیشنهاد می شود که در مجمع به هیات مدیره برای تغییر نشانی مجوز داده شود و اساسنامه اصلاح گردد. در حالت دوم در اساسنامه به هیئت مدیره مجوز تغییر نشانی شرکت داده شده است و تنها با صورتجلسه ی هیئت مدیره می توان نسبت به تغییر آدرس اقدام نمود.
- پس از تهیه و مهر و امضای صورتجلسه و مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکتها باید توجه داشته باشید در صورتی که نشانی جدید شما در همان اداره ی ثبت قبلی باشد، باید گزینه تغییر نشانی در همان واحد ثبتی را انتخاب نمایید. در غیر این صورت اگر با تغییر نشانی، اداره ی ثبتی شما نیز تغییر یابد، باید از گزینه ی انتقال به واحد ثبتی دیگر استفاده نمایید. عدم رعایت چنین موردی موجب رد درخواست شما شده و باید مجددا نسبت به بارگذاری صورتجلسه اقدام نموده و متحمل زمان و هزینه شوید.
- مورد دیگر این که در قسمتی که در سامانه کد پستی جدید را بارگذاری می کنید، نشانی پستی به صورت خودکار و بر اساس کد پستی بازنشانی می شود. نکته ای که در اینجا وجود دارد این است که اگر آدرس شما طولانی تر از فضای اختصاص داده شده در سامانه باشد، آدرس به صورت کامل نشان داده نمی شود و برای مشاهده ی کامل آدرس باید به صفحه ی آخر پس از بارگذاری مراجعه کنید تا بتوانید آدرس کامل را در صورتجلسه ی خود درج نمایید. در صورتی که بخشی از آدرس طبق تعریف اداره ی پست از قلم بیفتد، موجب رد درخواست شما شده و مجددا نیاز به بارگذاری خواهید داشت.
- پس از تایید صورتجلسه توسط اداره ثبت باید نسبت به امضای الکترونیکی اقدام نموده و وارد سامانه اداره پست شوید و هزینه ی آن را پرداخت نمایید تا وضعیت شما به ارسال به روزنامه تغییر نماید. پس از گذشت چند روز به سایت روزنامه رسمی مراجعه و برای دانلود صورتجلسه چاپ شده، هزینه ی مربوطه را پرداخت کنید و منتظر ارسال پستی اصل روزنامه رسمی به آدرس خود باشید.
فرم نمونه برای تغییر آدرس شرکت ها:
راهنمای تغییر آدرس شرکت
از زمان ثبت تا دو ماه پس از آن برای تعیین یک مکان اداری وقت دارید زیرا در این بازه زمانی باید برای تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی اقدام کنید و ارائه سند یا اجاره نامه یک مکان اداری از مدارک لازم جهت دریافت کد اقتصادی است.
قانون، آدرس ثبت شده را به عنوان نشانی معتبر شرکت می شناسد؛ بنابراین تغییر آدرس شرکت یا افتتاح شعبه های جدید را باید در قالب ثبت تغییرات شرکت به همراه درج آگهی در روزنامه رسمی به مراجع ذیربط اطلاع دهید.
به هرحال بعد از ثبت شرکت به هر دلیلی ممکن است که تصمیم بر تغییر آدرس شرکت گرفته شود. اتخاذ چنین تصمیمی بر عهده مجمع فوق العاده عمومی است.
البته چنانچه در اساسنامه شرکت قید شود میتوان اجازه تغییر آدرس و ثبت شعبه های جدید را به هیئت مدیره سپرد.
آگهی تغییر آدرس شرکت
جهت تغییر آدرس شرکت باید کلیه شرکا و سهامداران شرکت این تصمیم را در قالب یک صورتجلسه مکتوب اتخاذ نمایند. بدین صورت که سهامداران شرکت ( شرکت سهامی خاص) و شرکا ( در شرکت مسئولیت محدود) با تشکیل مجمع عمومی بطور فوق العاده تغییر آدرس شرکت را بررسی و نصب به تغییر آن اتخاذ تصمیم می نمایند .
ثبت صورتجلسه تغییر آدرس شرکت به صورت مکتوب بوده و همگی شرکاء باید زیر آن را امضا و ممهور به مهر شرکت می نمایند.
نکته: در صورتی که در بند 3 اساسنامه اختیار تغییر آدرس شرکت به هیئت مدیره داده شده باشد، این امر می تواند توسط هیئت مدیره نیز انجام گیرد.
مدارک لازم برای تغییر آدرس شرکت
تصویر مدارک شناسایی کلیه اعضای شرکت ( هیئت مدیره و سهامداران)
تصویر روزنامه تاسیس شرکت
تصویر آگهی تاسیس شرکت
آگهی آخرین تغییرات (در صورت وجود)
مراحل تغییر آدرس شرکت
تشکیل مجمع عمومی به طور فوق العاده با حضور کلیه یا اکثریت سهامداران شرکت (در صورت حضور اکثریت سهامداران می بایست تشریفات دعوت وفق اساسنامه رعایت شود).
تنظیم صورتجلسه تغییر آدرس
امضا کلیه صفحات صورتجلسه توسط حاضرین
ثبت صورتجلسه تغییر آدرس در سامانه ثبت شرکت ها و دریافت تاییدیه
ارسال مدارک و تاییدیه سامانه به سازمان ثبت شرکت ها توسط باجه های پستی منتخب
دریافت پیش نویس آگهی تغییر آدرس
امضا الکترونیک توسط وکیل یا فردی که در صورتجلسه به عنوان امضا کننده دفاتر انتخاب شده است.
انتشار آگهی تغییر آدرس شرکت در روزنامه رسمی کشور
پروسه تحویل مدارک به اداره ثبت تا انتشار آگهی تغییر حدوداً 7 الی 14 روز زمان می برد.
نکات مهم تغییر آدرس
صورتجلسه تغییر آدرس باید روی سربرگ شرکت و با مهر شرکت باشد
تنظیم دو نسخه صورتجلسه با کلیه امضا ها
چنانچه فقط به دلیل تغییر کد پستی، به مشکل برخورده اید باز هم برای تغییر کد پستی در یک واحد ثبتی تنظیم صورتجلسه صورت گیرد.
در تغییر آدرس شرکت سهامی خاص، سهامداران باید لیست سهام و میزان آن را در سربرگ شرکت به طور جداگانه درج و امضا نمایند.
کلیه صفحات صورتجلسات باید حتما به امضا اعضا برسد حتی اگر یک نام به برگه دوم صورتجلسه به دلیل کمبود جدا انتقال داده شده است.
هزینه تغییر آدرس شرکت
تغییر آدرس شرکت نیازمند یک صورتجلسه بوده که همراه با هزینه های درج در روزنامه رسمی ( غیر از کثیر الانتشار ) محاسبه می گردد که 50 درصد از مبلغ را به صورت پیش پرداخت و 50 درصد باقیمانده را در پایان قرارداد پرداخت خواهید نمود.
مدت زمان ثبت تغییرات آدرس شرکت چقدر است؟
بعد از تنظیم صورتجلسه، امضا شرکا و ثبت صورتجلسه تغییر آدرس شرکت در سامانه حدودا 7 الی 10 روز طول می کشد که تغییرات شما آگهی شود.
هزینه تغییر آدرس شرکت چقدر است؟
هر صورتجلسه تغییرآدرس بعد از ثبت در سامانه باید در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار آگهی شود، معمولا بدون در نظر گرفتن هزینه روزنامه، هزینه هر صورتجلسه بین 1400 الی 1600 هزار تومان می باشد.
چه مدارکی از کدام اعضا نیاز است؟
فقط تصویر شناسنامه و کارت ملی و میزان سهام اعضا جهت ثبت در سامانه نیاز است و امضا سهامداران ذیل صورتجلسه.
تغییر یا اصلاح کد پستی شرکت چگونه است؟
خیلی واضح: هر گونه اصلاح در کد پستی حتی در همان حل شرکت بدون تغییر محل، نیاز به تنظیم صورتجلسه تغییر آدرس شرکت دارد و هیچ فرقی با کل فرآیند ندارد.
مراحل تغییر آدرس
ابتدا بر اساس آن چه در اساسنامه آمده است، باید جلسه هیات مدیره و یا مجمع عمومی فوق العاده لازم را تشکیل دهد.
اکنون تصمیم برای تغییر آدرس شرکت و تغییر کد پستی قطعی است. حالا نوبت به تنظیم صورتجلسه می رسد. این صورتجلسه باید توسط همه افراد امضاء شده و نیز همه صفحات آن به مهر شرکت ممهورشود.
اگر شرکا در جلسه مربوطه حاضر نبوده اند باید تشریفات لازم را ارائه کنید. این تشریفات نشان می دهد که دعوت برای حضور در جلسه از همه افراد انجام شده است.
در این مرحله باید به وب سایت اداره ثبت شرکت ها مراجعه کرده و مراحل را پیش ببرید.
پس از انجام صحیح همه مراحل قبلی باید صورتجلسه و مدارک لازم را به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایید. ارسال در این مرحله به صورت فیزیکی و از طریق اداره پست انجام می شود.
سپس به وب سایت مربوطه مراجعه کنید.
اگر به مرحله پیش نویس آگهی رسیده اید، پیش نویس را پرینت گرفته و به اداره ثبت شرکت ها بروید. در این مرحله می توانید مدارک نهایی مربوط به ثبت تغییر آدرس شرکت را دریافت نمایید.
اکنون ثبت تغییر آدرس شرکت انجام شده ولی شما باید مراحل دیگری را هم پشت سر بگذارید. به پورتال روزنامه رسمی به آدرس https://www.rrk.ir/ مراجعه کرده و هزینه انتشار آگهی را بپردازید.