انواع پرونده های حسابرسی
1- پرونده دائمی
2- پرونده جاری
پرونده های دائمی
در پرونده دائمی اطلاعات ومدارکی که کاربرد آنها مربوط به یک دوره یا مقطع زمانی خاصی نباشد و تقریبا دارای ماهیتی دائمی باشد، بایگانی می شوند. مانند اساسنامه واحد اقتصادی مورد رسیدگی، قراردادهای بلندمدت، ساختار سازمان
ی، کدبندی حسابها، سوابق دارایی های غیرجاری و سایر مواردی که تاثیر جانبی آنها در امر حسابرسی واحد مورد رسیدگی بیش از یک سال باشد.
این اطلاعات به صورت ثابت و بلندمدت می باشد که حسابرسان هر ساله آن را به روزآوری می کنند.
مرجع بلندمدت برای اطلاعات اصلی، کمک به برنامه ریزی حسابرسی، ارزیابی کنترل های داخلی، مقایسه سالهای مختلف، تسهیل حسابرسی های بعدی، مستندسازی اطلاعات قانونی و حقوقی و پایش سرمایه گذاریها و دارایی های ثابت از جمله موارد کاربردی پرونده های دائمی در حسابرسی هستند.
پرونده های جاری
پرونده های جاری مربوط به مجموعه ای از مستندات و اطلاعات مربوط به حسابرسی یک دوره مالی می شوند. پرونده های جاری بر خلاف پرونده های دائمی تنها مربوط به مستندات یک دوره مالی بوده و شامل اطلاعاتی نظیر صورتهای مالی دوره جاری، یادداشتهای حسابرسی و گزارشهای مرتبط با دوره جاری، گزارشات موقت و نهایی حسابرسی، اسناد مربوط به رویدادها و اسناد مالی سال جاری و بررسی های مربوط به کنترلهای داخلی سال جاری میشوند.
کاربردهای پرونده های جاری در موسسات حسابرسی شامل مرجعیت صورتهای مالی سالانه، جمع آوری و نگهداری شواهد حسابرسی، مستندسازی نتایج و تحلیل ها ، ارزیابی و مستندسازی کنترل های داخلی، مدیریت مکاتبات و ارتباطات، تهیه گزارش های حسابرسی و آماده سازی برای حسابرسی های سالهای آتی میشود.
نکته های کاربردی و عملی پرونده های حسابرسی
در مورد آماده سازی و نگهداری و بایگانی پرونده های حسابرسی اعم از دائمی و جاری، آنچه تنها با حضور در موسسات حسابرسی و کسب تجربه به دست می آید و در مباحث تئوری بدان اشاره ای نمی شود، کیفیت بایگانی و استانداردی است که بر اساس نظم و تجربه باید به آن رسید. کیفیت بایگانی و نظم در نگهداری پرونده ها نشانگر ظاهری و موثر کیفیت کار حسابرسی برای کارفرما و سایر افراد مرتبط خواهد بود. یک بایگانی سهل انگارانه و به دور از نظم و ترتیب، کیفیت کار حسابرسی را هر چند که در سطح بالایی باشد، تخریب خواهد کرد. زونکن های حسابرسی باید از نظم و دقت در بایگانی برخوردار باشند. بخشی از کار حسابرسی که همواره در معرض دید طرفهای کاری است، پشت زونکن های حسابرسی است که باید از یکنواختی و نظم برخوردار باشد. از نوشتن روی زنکن ها به صورت دستی اکیدا خودداری بفرمایید. از دیوایدرهای رنگارنگ و چاپ شده برای تفکیک قسمتهای مختلف پرونده استفاده نمایید. در ادامه نمونه کار یکی از پرونده های بایگانی شده را برای شما خواهیم آورد.
برای پشت زونکن های حسابرسی می توانید از چنین فرمتی استفاده نمایید:
برای روکش دیوایدر های موجود در پرونده ها می توانید از فرمت هایی نظیر این تصویر استفاد نمایید. شاید استفاده از مقواهای دیوایدر و چاپ مطالب روی آنها کمی سخت و زمان بر باشد، اما
شدنی است و به زیبایی و ظرافتی که به کار شما می بخشد، می ارزد.
برخی از موسسات اقدام به درج شماره جداول رسیدگی و نام حسابها به صورت دستی بر لبه دیوایدرها می کنند. پیشنهاد ما استفاده از برچسبهایی است که کیفیت بیشتری به کار شما میدهد. در فایل پیوست نمونه این کار و نیز نمونه فهرست پرونده های جاری برای استفاده شما عزیزان ارائه خواهد شد.
در صورت ارائه پیشنهادات بهتر خواهشمند است با ما تماس حاصل بفرمایید.
همچینین شما میتوانید با ما از طریق لینک زیر در ارتباط باشید.